Спецпроекты

5 советов, как оптимизировать расходы на ИТ в эпоху COVID-19

Бизнес Интеграция ИТ в банках

При всяком кризисе бизнес начинает «резать косты». Среди статей расходов, подлежащих оптимизации, неизменно оказываются и информационные технологии. Не стал исключением и кризис, вызванный ковидом, однако роль ИТ практически в любом бизнесе настолько велика, что просто «отнять и сэкономить» деньги у CIO уже не получится.

Сокращать нельзя оставить

В 2019 г. ИТ-рынок стагнировал, увеличившись всего на 0,5%, при этом аналитики ждали роста на 3-4%. Коронавирус спутал все карты и на настоящий момент речь идет лишь о глубине падения, называются цифры от 5% (по мнению IDC) до 8% (такова последняя оценка Gartner).

За этими цифрами стоят и отложенные новые проекты, и модернизация действующих систем, и сокращение персонала. Однако сейчас ни одно предприятие не может позволить себе уменьшать затраты на ИТ так радикально, как раньше, поскольку без информационных технологий не будет шансов воспользоваться следующим подъемом экономики.

Поэтому крайне многочисленны советы на тему «как правильно нам сократить траты на ИТ». CNews выделил 5 самых разумных и небанальных из них.

Среди статей расходов, подлежащих оптимизации, неизменно оказываются и информационные технологии. Фото: ru.depositphotos.com

1. Трансформация или жизнь

Особенностью текущего кризиса стало то, что он начался, когда многие предприятия запустили инициативы по цифровой трансформации. Внезапный локдаун, переход на удаленную работу и возросший спрос на дистанционные сервисы не только не остановил эти проекты, но даже подхлестнул интерес к трансформации.

Однако не секрет, что вокруг темы цифровизации было много хайпа и сейчас настает момент истины: ИТ-директорам нужно провести ревизию своих портфелей проектов, чтобы изменить приоритеты в пользу инициатив, которые действительно соответствуют бизнес-целям. А проекты, запущенные на модной волне без понятной привязки к бизнесу, придется закрыть, ибо бюджет не резиновый. Однако, как отмечают аналитики, есть риск, что под бюджетную гильотину попадут многие инициативы по искусственному интеллекту, машинному обучению, аналитике больших данных и другие, отдача от которых возможна лишь на более в будущем, которое пока туманно.

Поэтому не надо рубить сплеча ради краткосрочной экономии — «хороший ИТ-директор должен знать не только о том, где можно быстро сократить расходы, но и о том, во что следует инвестировать заранее, чтобы добиться результатов в будущем», — сказал по этому поводу Джеймс Андерсон (James Anderson), вице-президент по исследованиям в Gartner, специализирующийся на проблемах CIO.

«Можно сократить расходы на проекты, если их перенести на другой, более поздний период. Нужно смотреть в перспективе — можно сейчас сократить затраты и получить профит в моменте, но на в дальнейшем получить проблемы», — считает Денис Шевченко, начальник отдела сопровождения финансовых систем «Управляющая компания «Группа ГМС».

Это будет трудный выбор, потому что цифровую трансформацию нельзя отложить до лучших времен, она происходит именно сейчас.

2. Удаленка — всерьез и надолго

На удаленный режим работы весной этого года организации переходили спешно и без заранее составленного плана. Но поскольку сами айтишники давно практиковали такие подходы к работе, все прошло более-менее гладко. Теперь же пришло время осмыслить этот опыт.

О переходе на удаленный режим рассказывает Михаил Хлавна, ИТ-директор компании «Открытие Брокер»: «С начала пандемии департаментом информационных технологий было переведено на удаленный режим 98% сотрудников, включая головной офис в Москве и все региональные подразделения... Экономия бюджета за счет сокращения аренды рабочих мест оказалась существенной, что позволило внедрить новые подходы и технологические решения, а также глобально пересмотреть внутренние форматы работы компании».

Однако экономика «удаленки» не так проста, как это кажется на первый взгляд, некоторые расходы при переходе на нее могут и возрасти. Например, профсоюз госслужащих Нидерландов добился выплат по 2 евро в день при работе на дому в компенсацию затрат на кофе, электричество, воду и т.д. Затраты на ИТ в эту сумму не входят, но непременно такая практика появится, ведь компании фактически переложили часть расходов на сотрудников. Согласно ТК РФ, работодатель не обязан, но вправе возместить расходы сотруднику, работающему дистанционно. Федерация независимых профсоюзов России оценила компенсации за удаленную работу примерно в ₽3 тыс. в месяц.

Впрочем, есть и обратные инициативы. Так, ряд компаний, в том числе и работающих в сфере ИТ,грозят уменьшить зарплаты своим сотрудникам, поскольку раньше они ее платили с учетом стоимости жизни в окрестностях офиса, например — в известной своей дороговизной Кремниевой долине.

Если возвратиться к технологиям, то в цейтноте ИТ-директорам зачастую приходилось принимать не лучшие, а самые быстро реализуемые решения, которые тогда казались временными. Однако уже стало ясно, что «удаленка» останется с нами вне зависимости от развития ситуации с коронавирусом, многие (и сотрудники и работодатели) оценили ее преимущества.

Это значит, что нужно заменить наспех подставленные «костыли» на более надежные и безопасные конструкции, чтобы обеспечить доступ сотрудников к ИТ-инфраструктуре предприятия из домашних офисов и вообще откуда угодно. Также организациям предстоит адаптировать свои бизнес-процессы к новому режиму работы. Ведь дистанционная работа не исчерпывается видеозвонками, это фундаментальное изменение корпоративной культуры, внутренних коммуникаций, процедур контроля, информационной безопасности и всего остального.

Отныне удаленная работа теперь не привилегия, не исключение из правил, а обязательное условие — и с этим нужно считаться.

На удаленный режим работы весной этого года организации переходили спешно и без заранее составленного плана. Фото: ru.depositphotos.com

3. Cделать ИТ «соразмерным» бизнесу

На фоне изменений на рынках, произошедших из-за пандемии, самое время вспомнить о динамическом масштабировании ИТ-сервисов. С началом режима самоизоляции службы доставки буквально легли под шквалом заказов, а флотилии такси, тем временем, встали на прикол и их ИТ-системы простаивали. ИТ-руководители должны уметь оперативно реагировать как на увеличение потребности в своих системах, так и на уменьшение, чтобы не расходовать попусту оскудевшие средства.

Наиболее разумным ответом на такой вызов может быть переход к облачной инфраструктуре. Это подтверждают и цифры — в Gartner считают, что единственным сектором ИТ в глобальном масштабе, который покажет в 2020 году рост, причем, на впечатляющие 19%, станет сектор публичных облачных сервисов.

При этом надо помнить, что облака сами себя не оптимизируют. Ведь добавить виртуальный сервер чрезвычайно легко, а определить момент, когда в нем миновала надобность не так-то просто. В результате компании тратят на облачную инфраструктуру больше денег, чем это действительно необходимо.

Причем эта проблема не обходит стороной даже лидеров ИТ-индустрии. Например, компания Cisco поставила цель радикально сократить число используемых дата-центров, с двух с лишним десятков до полудюжины. Для этого в компании стали разбираться с тем, какие приложения в ней используются. И выяснилось, что около шести сотен из них не нужны.

Благодаря усилиям по модернизации и консолидации центров обработки данных экономия затрат по этой статье может составлять, по оценке Gartner, от 10% до 20% бюджетов, выделяемых на ЦОД.

Но для этого ИТ-служба должна постоянно мониторить не только доступность и производительность приложений и сервисов, но и их реальную востребованность бизнесом.

4. Консолидировать поставщиков

Не секрет, что в организациях часто используется по нескольку приложений одного типа. Например, только систем управления контентом в одной компании может быть до полудюжины. Обычно это результат слияний и поглощений или реализация инициатив разных департаментов. Как бы то ни было, компания несет расходы по поддержке и эксплуатации различных систем, выполняющих примерно одинаковые функции, что едва ли эффективно.

Аналогичная картина наблюдается и при использовании облачных систем — потому что оформить подписку можно в несколько кликов, а сервисов на рынке бесконечное количество. При стоимости каждой подписки в несколько десятков или сотню-другую долларов никто не будет подробно разбираться насколько она необходима. А в результате по крупной организации набегает кругленькая сумма.

То есть, необходимо провести «дедупликацию» приложений — уйти от дублирования функциональности и консолидировать поставщиков.

Сказать это проще, чем сделать — каждое подразделение всеми правдами и неправдами пытается сохранить привычное ПО, утверждая, что только оно соответствует его задачам. Это даже может быть действительно так, но ради стратегического выигрыша, который дает унификация, можно пожертвовать функциональностью на небольшом участке.

5. Избегать сокращения персонала

Первое, к чему тянется рука начальника в момент кризиса чтобы урезать расходы, это зарплатная ведомость. Иногда сокращение персонала действительно неизбежно, но надо помнить, что это является крайней мерой.

«Сокращать фонд оплаты труда стоит «точечно», за счет неэффективных сотрудников. При этом стоит понимать, что если у вас по части ИТ все работает отлично и вам кажется, что люди ничем не заняты, то это значит, что у вас очень эффективный ИТ-отдел. Обсудите с сотрудниками гибкий график с меньшей оплатой, например, четыре рабочих дня в неделю, а не пять», — советует Анна Платэ, руководитель практики Executive Search в Лаборатории карьеры Алены Владимирской.

Также альтернативой увольнениям является прекращение найма нового персонала и переобучение имеющихся сотрудников в соответствии с возникающими задачами. Например, в Gartner полагают, что нынешняя пандемия — подходящий момент для внедрения средств роботизации процессов и систем искусственного интеллекта. Эти решения заменят часть сотрудников, но кто-то из сокращаемых может пройти переподготовку для работы с ними.

Прогнозы относительно сроков восстановления после пандемии пока не слишком оптимистичны, эксперты говорят про 2–3 года. Однако очень важно сохранить ИТ-команду, которая обеспечит устойчивость функционирования бизнеса в условиях нынешнего «идеального шторма», который накрыл мировую экономику и поможет его росту после того, пандемия закончится.