Разделы

Документооборот ИТ в банках

Существуют ли эффективные СЭД для банков?

Крупные финансовые структуры с территориально распределенными офисами активно инвестируют в автоматизацию своих бизнес-процессов, поскольку пришли к пониманию ценности ИТ. Какое место в общей инфраструктуре может занимать электронный документооборот и насколько высока эффективность таких решений? Опыт "Сургутнефтегазбанка" показывает, что финансовая компания должна давать четкие ответы на эти вопросы на каждом этапе своего развития.

Специалисты также отметили улучшения в области контроля исполнения поручений внутри головного офиса и филиалов, сокращение бумажного документооборота за счет рассылки входящих писем, служебных записок и нормативных документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов.

Выполнение задач на 01.06.2012 за весь период эксплуатации СЭД

Увеличить
Для просмотра полной версии нажмите на таблицу

Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012

Кроме того, повысился уровень информационной безопасности за счет разграничения и настройки прав доступа к объектам системы, использования электронной подписи для защиты документов.

Выполнение заданий на 01.06.2012 за весь период эксплуатации СЭД

Увеличить
Для просмотра полной версии нажмите на таблицу

Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012

Приобретение "конкурентных" лицензий позволило банку объективно оценить необходимое количество лицензий для организации работы в системе всех подразделений.

Проверенными дорогами

Подобная масштабная автоматизация документооборота в организации рано или поздно потребовала бы расширения числа подконтрольных СЭД бизнес-процессов. С момента промышленной эксплуатации СЭД дальнейшим развитием и расширением функций системы занимаются ИТ-службы банка. Пройдя соответствующее обучение, ИТ-специалисты банка активно расширяют функциональность системы по поступающим от подразделений банка заявкам. Так, в частности, было создано 15 типовых маршрутов прохождения корреспонденции (заявки на доступ к информационным ресурсам, документооборот по оформлению доверенностей и прочие), маршрут для организации контроля исполнения поручений председателя правления и универсальный типовой маршрут работы со служебными записками. Это стало необходимым, так как количество работников, использующих СЭД, существенно возросло за это время.

Периодичность обновления версий:

В период с 2007 по 2009 в рамках технической поддержки была произведена миграция на новые версии системы: в конце 2007 года – на версию 4.4.1, в конце 2008-го – на версию 4.5, в начале 2009 года – на версию 4.5.1. Актуальная версия – 4.7.

Интеграция СЭД в бизнес-процессы не ограничилась проведенными Directum мероприятиями – ИТ-специалисты банка создали решение для подключения системы к "1С" и разработали два дизайна отчетов: "Схема замещения" (используется для определения прав на документы) и "Права на папки" (выводит права пользователей на вложенные папки), а также доработали макет типового документа-резолюции, добавив новое поле для вывода примечаний к электронной подписи ("Согласовано" или "Отказать"). Они отметили богатые возможности СЭД для решения большинства задач, которые поступали в разработку и были включены в план автоматизации. Для их реализации потребовались усилия всего двух разработчиков, являющихся администраторами СЭД, а тестирование выполняли непосредственно работники подразделений банка.

Изменение числа созданных задач по годам

Год Число задач, шт. Число задач в состоянии "Выполнена", шт.
2007 97144 72527
2008 171932 146934
2009 187115 164510
2010 247887 217460
2011 311031 261351
6 месяцев 2012 164782 130204

Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012

Это стало возможным благодаря предоставленным вместе с системой инструментам разработки IS-Builder, что сняло необходимость тратить дополнительные средства на привлечение внешних специалистов.

Изменение числа созданных заданий по годам

Год Число заданий, шт. Число заданий в состоянии "Выполнено", шт.
2007 371956 342448
2008 666691 633731
2009 715657 686174
2010 932433 891434
2011 1169257 1103768
6 месяцев 2012 593948 548042

Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012

Как рассказали CNews в "Сургутнефтегазбанке", прикладное решение "Журнал мониторинга исполнения поручений председателя правления" на базе Directum было создано за 5 рабочих дней. Еще 2 дня ушло на тестирование и подготовку документации. В данной разработке реализованы механизмы отправки задач исполнителям, сценарии для предоставления информации по справочнику в формате таблиц MS Excel, а также сценарий для открытия просроченных поручений и просмотра невыполненных заданий. В результате этого нововведения был налажен жесткий контроль над соблюдением сроков исполнения поручений топ-менеджмента банка.

Другим важным для банка решением стала реализация отправки управленческой отчетности в электронном виде. Она интегрирована с 1С и запускается в виде сценария, сохраняющего отчеты в специальной папке, в которую есть доступ из СЭД. Отчеты можно сразу же подписывать для дальнейшей рассылки адресатам.

Сухой остаток

По результатам внедрения СЭД Directum топ-менеджмент "Сургутнефтегазбанка" отметил повышение эффективности работы банка, что также выразилось в снижении материальных и временных затрат на разработку, рассмотрение и согласование документов по различным направлениям его деятельности. "Руководители высшего и среднего звена полностью работают с системой Directum: именно через нее ведется согласование локальных нормативных документов и договоров, писем и служебных записок от структурных подразделений; необходимые документы подписываются электронной  подписью и отправляются в работу  через систему. Наконец, через  Directum руководители самостоятельно создают задачи подчиненным структурным подразделениям, устанавливают сроки и отслеживают их выполнение", – сообщил Андрей Король, председатель правления "Сургутнефтегазбанка".

С формальной точки зрения был оптимизирован механизм контроля за исполнением заданий руководства банка, автоматизирована работа секретариата и общее делопроизводство, сведен к минимуму бумажный документооборот, а также исключены вероятности потери документов и дублирования информации. Достигнут высокий уровень унификации оформляемых в банке внутренних локальных документов. Установлен четкий порядок рассмотрения и согласования документов в соответствии с присвоенным приоритетом. Сократилось также время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов. Был значительно упрощен процесс передачи дел в период отпусков за счет использования механизма замещения.

Михаил Демидов / CNews

Короткая ссылка