Поделиться
ВТБ Лизинг планирует полностью отказаться от бумажных документов
В ВТБ Лизинг стартовал проект глобальной оптимизации. Важной его частью стал переход на электронный документооборот. Сегодня практически все внутренние документы перенесены в электронный архив. В планах компании на ближайшие годы — полный отказ от бумаги.
СЭД в компании
ВТБ Лизинг взял курс на цифровую трансформацию. Компания внедряет сразу несколько проектов, цель которых — оптимизация работы с помощью информационных технологий. Один из них — переход на электронный документооборот.
Сегодня в ВТБ Лизинг постепенно развивается электронное взаимодействие с клиентами, 50% из них уже получают электронные счета-фактуры через оператора ЭДО. Около 15 000 клиентов обмениваются с ВТБ Лизинг юридически значимыми документами. «В период пандемии лизинговые компании были закрыты для приема клиентов, и наличие системы электронного документооборота позволило сохранить бизнес и отношения с ними», — говорит Сабина Королева, директор по поддержке бизнеса ВТБ Лизинг.
В ближайшее время ВТБ Лизинг планирует использовать квалифицированную электронную подпись более чем в 50% документов и перейти к полностью бесконтактной электронной сделке: от запроса предложения и выбора автомобиля до завершения договора финансовой аренды.
Важной частью этого проекта стало создание электронного архива и его интеграция с основными системами бизнеса. В архиве реализован расширенный поиск информации, автоматическое формирование акта приема-передачи, выстроен процесс контроля документов на всех этапах, применяется штрих-кодирование и поточное сканирование.
В результате значительно сократилось время поступления документа в электронный архив. Теперь все территориальные подразделения могут сами размещать в нем информацию, а раньше документы сначала пересылались в единый центр сканирования, который отвечал за их обработку. Все эти функции удалось реализовать при помощи встроенных инструментов «1С».
Сложности и решения
По словам руководителя проекта Александра Коршунова, основные сложности при создании электронного архива были связаны с миграцией данных. Все документы — а их около 4 млн — хранились на специально выделенном диске в папках. Документы в них подписывались сотрудниками по принятым в компании правилам. Однако, как это часто бывает, созданные вручную названия документов содержали опечатки, а значит автоматизировать их перенос и создание карточек было непростой задачей. Кроме того, надо было связать карточки в архиве с карточками в CRM-системе, бухгалтерскими документами и т.д. Это было сделано с помощью специального связующего идентификатора, разработка которого, по сути, стала отдельным проектом.
Кроме того, был создан специальный сервис для интеграции архива с любыми внешними системами: на первом этапе это были CRM и 1С Хомнет. Сейчас в ВТБ Лизинг развивается CRM 365, Автоматизированная система службы сопровождения клиентов и другие решения. Созданный сервис позволяет быстро подключить к электронному архиву любую внешнюю систему и не требует его доработки.
Электронный архив — это лишь первый шаг на пути внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). А значит, все используемые системы будут развиваться. «У нас внедрен практически весь стек продуктов «1С» — «Управление холдингом», «Консолидация», «Электронный документооборот», «Архив электронных документов» и многое другое на последних версиях платформ. Мы хотели бы полностью отказаться от услуг подрядчиков и развивать их своими силами», — говорит Константин Морозов, руководитель управления развития информационных систем ВТБ Лизинг.
В частности, продолжится кастомизация используемых в компании коробочных решений «1С», будет развиваться тестирование и DevOps в «1С» — ВТБ Лизинг уже создает стенды автотестов. Кстати, компания имеет подобный опыт автоматизации для Microsoft Dynamics CRM и других систем. Будет внедряться мониторинг доступности бизнес-процессов на Open Source, таких как Java, Grafana, Vanessa. В планах на этот год также переход к непрерывной интеграции Continuous Integration (CI). Значительные средства выделены и на программу развития разработчиков «1С». «У нас работает много специалистов по 1С, перед ними стоят очень интересные задачи, и мы готовы существенно вкладываться в их обучение и рост компетенций», — говорит Константин Морозов.
Короткая ссылка
