12 Сентября 2023 10:00 12 Сен 2023 10:00 |

Поделиться

Максим Шилов, Optimacros: Наше решение находится на стыке планирования, аналитики и решения оптимизационных задач. Оно объединяет функционал BI, EPM и IBP-систем

Market.CNews: Как компании приходят к идее внедрения IBP? С какими проблемам они должны столкнуться, чтобы начать внедрение?

Максим Шилов: Интегрированное бизнес-планирование — это комплексный процесс, суть которого заключается в том, чтобы сбалансировать продажи и операционную деятельность компании, отразить консенсус-план через призму финансов.

По мере своего развития компании сталкиваются с рядом сложностей из-за отсутствия синхронизации планов продаж, производства, цепей поставок и финансов. Процесс согласования затрудняется, когда в нем задействованы сотрудники из разных подразделений, а сами планы формируются в разрозненных системах. В такой ситуации связать планирование по функциям, подразделениям и регионам становится достаточно сложно.

Кроме того, если планирование ведется вручную, не связано с реальным моделированием продаж, цепей поставок, производства и не учитывает показатели планирования более низкого порядка, то любое изменение требует долгого пересогласования, что оттягивает принятие решения и снижает скорость реагирования на изменения рынка или цепи поставок.

IBP трансформирует операционное планирование в единый, интегрированный процесс, что помогает увеличить рентабельность, минимизировать риски и повысить уровень сервиса.

Market.CNews: Кто ваша целевая аудитория и каковы ваши ключевые преимущества?

Максим Шилов: Прежде всего, платформа Optimacros востребована и интересна представителям среднего и крупного бизнеса с выстроенными процессами, которые действуют в достаточно динамичной среде. Динамика может быть вызвана изменениями как внешних, так и внутренних факторов. Как показывает статистика, большое количество заказчиков обращается к нам с вопросами замены MS Excel в рамках процесса интегрированного планирования или его компонентов.

Наше решение представляет интерес для таких компаний, так как Optimacros позволяет соблюсти определенную преемственность с точки зрения гибкости и прошлого пользовательского опыта, при этом закрыть болевые точки работы в MS Excel. Это достигается благодаря наличию в Optimacros единых справочников, точек интеграций, разграничения прав пользователей и возможности создания сценариев работы, в рамках которых происходит процесс.

Преимущества Optimacros еще и в том, что бизнес может использовать одну платформу для реализации широкого спектра задач и настраивать ее под себя: под те процессы, которые работают именно у него. На базе одной платформы объединить весь спектр планирования, где от изменения показателей изменяется финансовый план, например, увеличиваем срок поставки сырья или компонента, вследствие чего вырастают операционные запасы в натуральных единицах, что приводит к росту запасов на балансе и влияет на прогнозный БДДС. Важно отметить, что такое моделирование происходит в реальном времени и автоматически.

Optimacros — это не только система планирования. Это, в том числе, и система оптимизационного моделирования, которая позволяет формировать планы производства и продаж с использованием методов математической оптимизации, а ML-технологии помогут повысить точность и качество прогноза спроса. С этими двумя компонентами мы, по большому счету, являемся цифровым двойником экономики компании в целом или ее отдельных бизнес-функций с возможностью делать сценарное планирование «что, если», факторный анализ и действительно выстраивать в едином контуре в связанном виде процессы планирования.

Market.CNews: Вы позиционируете решение также как BI и EPM-систему. Действительно ли решение находится на стыке BI, EPM, IBP? С чем это связано и какие преимущества дает клиенту?

Максим Шилов: Да, действительно, Optimacros — это система, находящаяся на стыке планирования, аналитики и решения оптимизационных задач.

Мы видим, что пользователю нужен комплексный инструмент, с помощью которого можно построить отчет и посмотреть, что будет в новом сценарии, параметры которого задаются в том же окне. В ответ на этот запрос мы предлагаем решение такой комплексной задачи в рамках одного процесса, одной платформы, одного инструмента.

Пользователю не нужно в одной системе вводить данные, затем идти в BI, там строить отчет по фактическим данным и потом еще использовать третье стороннее приложение или на базе MS Excel производить дополнительные расчеты. Мы все это делаем в рамках одного неразрывно связанного процесса, который создается и моделируется по принципам low-code/no-code, используя формульную логику. Это значительно экономит время, минимизирует ошибки, связанные с ручным вводом данных. Все данные консистенты и загружаются в единую базу.

Стоит отметить, что и процесс адаптации конечных пользователей проходит достаточно мягко, так как пользовательские инструкции могут являться неотъемлемой частью интерфейса и пользовательских дэшбордов.

Market.CNews: Как подготовиться к внедрению? С какими данными лучше приходить к вам, на какие вопросы ответить?

Максим Шилов: Есть несколько вариантов того, как подготовиться к внедрению платформы Optimacros:

• Можно обратиться к нам с уже устоявшейся методологией и предоставить материалы (например, Excel-файлы) с дополнительным описанием того, какие узкие места с точки зрения процесса они содержат.
• Можно подойти к внедрению с пожеланием реинжиниринга, постановки процессов планирования. Вместе с нашим экспертным партнерским сообществом декомпозируем общие цели на промежуточные, выстраиваем понятный road map проекта, где каждые 2-3 месяца пользователям выдается готовая модель. Шаг за шагом продвигаемся вперед, связывая модели в единое целое, и через результат на каждом этапе достигаем генеральной цели проекта.

Такой подход дает возможность в ходе реализации пересмотреть какие-то собственные ожидания от результата, которые могут меняться в ходе проекта. И в этом смысле мы говорим о том, что как-то очень тщательно и глобально готовиться с написанием многостраничного ТЗ не обязательно: необходимо понимание со стороны клиента, в чем нужно навести порядок и автоматизировать процесс. За счет своей гибкости Optimacros можно внедрять, используя agile-подход.

Мы можем работать как с детально подготовленным заказчиком, так и с теми, кто готов адаптироваться и вносить изменения в собственную методологию в ходе внедрения. Проект же будет открывать новые инструменты, которые ранее были недоступны, и возможность оперативно примерять их на действующий процесс.

Market.CNews: Могли бы проиллюстрировать это на примере конкретного внедрения? Что было и что стало, каков достигнутый эффект?

Максим Шилов: В качестве одного из примеров внедрения автоматизации процесса планирования продаж и операций можно привести проект для крупного производителя макаронных изделий.

На момент принятия решения об автоматизации планирование в компании осуществлялось в Excel. Еженедельно 10 менеджеров составляли прогноз продаж в персональных файлах, затем все данные сводились в общий файл прогноза по продажам, который отправлялся в отдел управления запасами. Там на основе прогнозных значений и данных, вручную выгруженных из нескольких отчетов в 1С, рассчитывалась потребность в заказе импортной продукции и продукции собственного производства. Объемы импорта, полученные таким образом, отправлялись на дальнейшую обработку, где специалисты распределяли потребность на заявки и вручную заносили их в 1С.

Недостатками существовавшего подхода являлись:

• отсутствие целостности данных,
• высокие затраты времени на ручную обработку показателей,
• высокая вероятность ошибок.

С целью оптимизации процесса была поставлена задача по снижению трудозатрат и продолжительности цикла планирования в рамках цепочки «Продажи-Производство-Закупки-Логистика-Персонал» за счет методологического совершенствования процесса планирования и его автоматизации в единой системе.

Проект формировался итеративно и был разделен на функциональные блоки, после завершения разработки каждого из которых пользователи получали готовый инструмент планирования по отдельному бизнес-процессу и приступали к его тестированию и последующему использованию.

В ходе проекта было сделано:

• Настроен полный цикл обмена данными между Optimacros и 1С, что значительно упростило работу менеджеров. Платформа Optimacros ежедневно автоматически скачивает, обрабатывает и предлагает к использованию самые актуальные данные.
• Реализовано автоматическое формирование заказов поставщикам и выгрузка в 1С одним кликом.
• Разработан персональный рабочий стол для каждого специалиста, где помимо основных рабочих форм он может найти исторические данные по продажам, текущий размер собственной премии и т.д.
• Внедрены системы согласования планов и расчета KPI в блоке прогнозирования продаж.
• Отлажен блок управления производством: при составлении производственных графиков менеджер точно знает, с какого времени и какой объем продукции готов к переходу на фасовку, видит актуальные данные о доступности производственных линий и объемов сырья.
• Процесс планирования продаж и операций стал прозрачнее на всех уровнях: руководителю стал доступен просмотр итогов планирования, видны предпосылки, которые легли в его основу, и отчет по план-факт анализу.

Результатом проекта, который длился 3 месяца, стало создание инструмента автоматизации процесса S&OP, где на вход поступают планы продаж, а на выходе формируется непротиворечивый план производства и закупок. Бизнес получил возможность оперативно сравнивать план с фактом, а также проводить анализ «что, если» на достоверных данных. Этот проект — один из примеров того, как за относительно короткие сроки внедрения IBP или его элементов можно повысить прозрачность и скорость планирования продаж, а также значительно снизить трудозатраты на управление производством компании.

Подводя итог, можно утверждать, что IBP востребованный подход к организации планирования, т.к. трансформирует разрозненные процессы планирования в единую процедуру, помогает оптимизировать использование ресурсов и повышать эффективность операций. Благодаря интеграции различных функциональных областей бизнеса, таких как продажи, маркетинг, финансы, производство и снабжение, компании могут лучше понимать свои потребности и выстраивать стратегические планы на основе общей достоверной картины. Внедрение IBP способствует более точному прогнозированию результатов и принятию решений на основе данных, что помогает снижать риски и достигать поставленных целей.

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка