Поделиться
Product Owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков: «Трансформация роли СЭД, технологическая независимость и проекты на 28 000 пользователей»
В последние несколько лет роль СЭД в ИТ-экосистеме компании заметно меняется, они позволяют решить все более широкий круг вопросов. Появляются новые вызовы и критерии, которые необходимо учитывать при выборе системы. Product Owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков рассказал, как трансформируется электронный документооборот и каких результатов удалось добиться заказчикам системы из коммерческого и государственного сектора.
Изначально СЭД предназначались для автоматизации канцелярии и документооборота, то есть таких процессов, как, например, регистрация входящих и исходящих писем или согласования документов.
Со временем функциональность продуктов расширялась. Сейчас в «коробочной» версии многих систем уже присутствует управление поручениями: пользователи могут назначать друг другу задачи, а также контролировать их исполнение. Еще одно направление, которое теперь закрывает СЭД — юридически значимый электронный документооборот. За счет использования электронной подписи и интеграции с системой ЮЗЭДО, например, Диадок, прямо из СЭД можно отправить документ контрагенту. Благодаря гибкости и возможности настройки бизнес-процессов при помощи СЭД можно решить любые задачи, связанные с документами.
На следующем этапе развития продуктов уже можно говорить о системах управления корпоративным контентом или CSP. СЭД становится для компании центром всей автоматизации, в том числе процессов, которые не завязаны на документах.
Например, Российский Морской Регистр Судоходства реализовал на базе ТЕЗИС учет судов. В ННК автоматизирован процесс бюджетирования. В Expoforum в ТЕЗИС добавлены элементы CRM для автоматизации взаимодействия с клиентами и планирования мероприятий. Как правило, подобные проекты начинаются с решения типовых задач документооборота, а потом, видя результат, заказчики переводят в систему все новые и новые направления.
Со временем возможности СЭД будут и дальше расширяться. Одно из перспективных направлений — развитие искусственного интеллекта. Мы в СЭД ТЕЗИС уже активно работаем над этим: провели масштабное исследование потребностей заказчиков и технологических возможностей. Разработка модуля ИИ ведется при содействии грантовых средств РФРИТ. Пользователи смогут увидеть искусственный интеллект в системе уже в следующем году.
Новые вызовы и технологическая независимость
Технологическая независимость сегодня стала практически единственным возможным путем развития информационных систем, в том числе и СЭД. Раньше далеко не все коммерческие компании при выборе ПО учитывали риск ухода производителя с рынка, а следование политике импортозамещения даже в госсекторе было не повсеместным. Теперь же это стало важным для всех без исключения.
Одна из составляющих технологической независимости — возможность использования в любой ИТ-экосистеме. Кроссплатформенность — залог того, что не потребуется дополнительных затрат на совместимое ПО. СЭД ТЕЗИС выбрала этот путь с самого начала своей истории. Работа ведется в веб-приложении, поэтому неважно, какая у пользователя ОС:
- Windows,
- Mac,
- или дистрибутив Linux.
Кроме того, система совместима с браузерами:
СУБД также может использоваться любая:
Очень важно, чтобы кроссплатформенность была проверена временем, поскольку быстро реализовать ее невозможно. Опыт крупных проектов в различной ИТ-экосистеме гарантирует безошибочную работу. К примеру, в ННК СЭД ТЕЗИС еще девять лет назад была развернута на СУБД PostgreSQL.
Для достижения полной технологической независимости важно, чтобы развивать СЭД можно было без участия вендора — силами компании-интегратора или ИТ-специалистов заказчика. В СЭД ТЕЗИС предусмотрен набор Low Code инструментов для кастомизации без участия разработчиков:
- конструкторы бизнес-процессов,
- конструкторы отчетов и карточек,
- матрица подстановок.
Кроме того, у системы нет привязки к вендору, и в Расширенной редакции заказчик получает возможность изменения исходного кода системы. Он написан на Java, поэтому решить вопрос поиска специалиста или подрядчика несложно. Кроме того, мы проводим обучающие курсы для разработчиков и администраторов СЭД.
В нашей практике много примеров, когда ту или иную функциональность реализовывали заказчики или интеграторы. Например, в ювелирной сети 585 GOLD самостоятельно добавили в систему юридически значимый документооборот, а в компании «Вебзавод» реализовали обработку обращений граждан в Администрацию Губернатора Самарской области.
Российские vs импортные СЭД
Актуальный вопрос в связи с импортозамещением — насколько российские СЭД конкурентоспособны по сравнению с иностранными. Многие компании опасаются, что при переходе на отечественное ПО потеряют в функциональности или удобстве. Однако опыт показывает, что российские СЭД полностью удовлетворяют все потребности заказчиков.
К примеру, у СЭД ТЕЗИС есть проекты по замене решений всех крупнейших зарубежных производителей: Lotus Notes, Documentum, Alfresco, SAP Open Text и MS Sharepoint. Это в том числе крупные проекты с высокой нагрузкой. Так, в Правительстве ЯНАО, где ТЕЗИС заменила Lotus Notes, в системе работает около 28 000 пользователей.
Важно также, что многие из перечисленных проектов стартовали задолго до появления идеи импортозамещения. Тогда для коммерческих компаний этот критерий вообще не играл роли при выборе ПО, они предпочитали системы, которые лучше в плане функциональности, технологий и стоимости. Более того, у СЭД ТЕЗИС есть несколько успешных проектов за рубежом, где нет политики импортозамещения. Это говорит о возможности конкурировать с иностранными продуктами на равных и на «чужом поле».
Мобильность и развитие пользовательских интерфейсов
Сегодня при выборе СЭД учитывается не только функциональность, но и удобство работы. Одна из задач систем документооборота — экономить время пользователей. Это возможно, только если они могут быстро освоиться и выполнять все необходимые действия с минимальными усилиями.
Веб-приложение позволяет получить доступ к системе с любого устройства без специальной подготовки рабочего места. Чтобы сделать работу пользователей еще удобнее, команда СЭД ТЕЗИС выпустила мобильное приложение под Android и iOS. В нем можно выполнять все основные действия:
- создавать, согласовывать и утверждать документы,
- заверять их электронного подписью,
- назначать поручения,
- получать пуш-уведомления о важных событиях.
Приложение можно использовать даже оффлайн. При появлении интернет-подключения все действия пользователя будут синхронизированы с сервером. В мобильном приложении ТЕЗИС заложена техническая возможность для подключения неограниченного количества пользователей.
Еще одна составляющая комфортной работы в СЭД — современный пользовательский интерфейс. Как правило, дизайн ПО актуален 5-7 лет, но ТЕЗИС играет на опережение. В 2021 году пользователям стал доступен новый дизайн, хотя прошлому было всего 4 года. При разработке команда продукта руководствовалась пожеланиями заказчиков и рекомендациями профильного агентства.
С новым дизайном СЭД ТЕЗИС пользователям не придется выходить из зоны комфорта, так как все привычные механики сохранились. При этом работа стала заметно проще за счет сокращения количества кликов и быстрого доступа к самым часто используемым функциям — они вынесены на главный экран в форме виджетов:
- Пользователи могут самостоятельно, без помощи администраторов, настраивать виджеты в соответствии с индивидуальными предпочтениями.
- Администратор системы может настроить шаблоны главного экрана для разных групп пользователей своей организации.
Также можно работать с преднастроенными в «коробочной» версии шаблонами. Новый дизайн уже используют свыше 50 клиентов, и они положительно оценивают модернизацию.
Практика автоматизации
Недавние проекты внедрения СЭД ТЕЗИС показывают, что система полностью соответствует потребностям крупных заказчиков, успешно справляется с импортозамещением, работает при высоких нагрузках и приносит реальный результат — экономию времени и денег.
СЭД ТЕЗИС в Правительстве ЯНАО: около 28 000 пользователей
СЭД ТЕЗИС в Правительстве ЯНАО охватывает 850 органов власти, включая администрацию губернатора, органы государственной власти и местного самоуправления, а также подведомственные государственные и муниципальные учреждения.
Раньше заказчик использовал систему на базе иностранного ПО Lotus Notes с территориально распределенной схемой размещения и взаимодействием через шлюз. Сейчас появилась единое решение.
ТЕЗИС автоматизировала документооборот, контроль исполнения задач, учет обращений граждан. Настроены интеграции с различными внешними приложениями, от интернет-приемной до МЭДО. Для руководителей созданы мобильные рабочие места. В системе работает около 28 000 пользователей, в том числе более 8 000 одновременно.
Обмен документами между муниципальными образованиями и органами исполнительной власти ускорился с 2 часов до 1 минуты. Кроссплатформенность СЭД ТЕЗИС позволила перейти на российскую операционную систему RED OS Murom и российскую СУБД Postgres Pro.
СЭД ТЕЗИС в «Ингосстрахе»: экономия более ₽500 миллионов
В «Ингосстрахе» кроме документооборота СЭД ТЕЗИС также автоматизировала закупки и согласование соответствующих договоров. Это оказалось наиболее выгодным вариантом, так как не требовалось приобретения дополнительного ПО. В итоге все закупки свыше ₽150 тыс. согласовываются в ТЕЗИС, причем бизнес-процессы различаются в зависимости от суммы и статьи расходов. За счет этого удалось сэкономить более ₽500 млн от исторических цен, время проведения закупок и договоров сократилось на 50%.
СЭД ТЕЗИС в «Росгосстрахе»: более 13 000 пользователей
В «Росгосстрахе» СЭД, которая использовалась до ТЕЗИС, была внедрена давно, и поэтому имела ограниченную функциональность. В результате внедрения новой системы автоматизирован весь жизненный цикл документов как в центральном офисе, так и в филиалах, проведена интеграция с электронным архивом, корпоративной базой знаний и другими внешними системами.
СЭД ТЕЗИС использует более 13 000 пользователей из 65 филиалов, одновременно подключается до 1000 человек. В результате удалось снизить операционные затраты, сократить количество документов на бумажных носителях, улучшить исполнительскую дисциплину.
СЭД ТЕЗИС в Промсвязьбанке: более 20 000 пользователей
В ПСБ раньше использовали почтовый клиент Lotus Notes для согласования документов и отдельный журнал для регистрации. Чтобы повысить уровень автоматизации, внедрена СЭД ТЕЗИС.
Одна из самых интересных особенностей проекта — в системе реализована работа с обращениями клиентов, поступающими через колл-центр, официальный сайт и портал banki.ru. В ТЕЗИС работает свыше 20 000 пользователей. Особенно заметно — примерно в 2 раза — система ускорила работу сотрудников канцелярии.
СЭД ТЕЗИС в British American Tobacco
В российском подразделении British American Tobacco помимо традиционных функций документооборота на базе СЭД ТЕЗИС реализовано управление доверенностями, ведение электронного архива, согласование капитальных затрат, контроль бюджетных и тендерных лимитов.
В системе работает 2 000 сотрудников «БАТ Россия», за месяц через систему проходит около 10 000 документов. Заметно увеличилась доля электронных документов, для многих согласование и подписание полностью происходит в цифровом виде. Кроме того, повысился уровень автоматизации, например, сотрудникам больше не нужно самостоятельно проверять, не превышен ли бюджетный лимит или не закончилось ли действие доверенности.
Все эти проекты подтверждают, что СЭД сегодня — это намного больше, чем просто система управления документами.
Короткая ссылка
